Note d'information portant sur les données personnelles
à l'intention des professionnels de santé

Menarini France

 

INTRODUCTION
La protection des données personnelles et le respect de la vie privée constituent des facteurs majeurs de confiance qui nous permettent de bâtir des relations fortes et durables avec tous nos interlocuteurs, en particulier avec les professionnels de santé et les patients.

La protection de vos données personnelles constitue une priorité et nous souhaitons vous informer par l’intermédiaire de la présente notice d’information de la manière dont nous collectons, traitons et protégeons ces données obtenues dans le cadre de nos interactions et des choix qui s’offrent à vous.

Si vous communiquez avec nous en ligne, veuillez également voir la notice d’information sur les données personnelles affichée sur les sites Web de Relife France, Menarini France et NHS (Ci-après les « Sociétés »).

FINALITÉS
Menarini France, Relife France et NHS en tant que responsables de traitement conjoints collectent, traitent, conservent et transfèrent des informations à votre sujet sous forme papier et électronique. Ces informations sont uniquement utilisées pour les finalités suivantes :

1/Les activités d'information scientifique et technique couvrant :
- La gestion et le suivi de l’activité d’information par démarchage ou prospection visant à la promotion des médicaments dans le respect de la Charte et du Référentiel de Certification en vigueur,
- La gestion des relations entre les Sociétés et vous,
- Les remontées de remarques ou observations relatives à la qualité de la visite médicale,
- La communication médicale et scientifique (également possible par email, si vous y consentez),
- La satisfaction, à nos obligations réglementaires de surveillance et de déclaration, notamment celles qui sont liées à des évènements indésirables, à des réclamations sur nos produits et à leur sécurité d’emploi,
- La satisfaction à nos obligations en matière de transparence et de lutte contre la corruption,
- La possibilité de participer à des sondages, enquêtes ou études de marché,
- La possibilité de participer à des réunions scientifiques ou d’autres évènements.

2/ La communication institutionnelle relatives aux Sociétés et sur nos produits; ces communications peuvent également être envoyées par des moyens numériques (par exemple, par courrier électronique), si vous y consentez ;

3/La personnalisation de nos contenus d'information scientifique / technique en évaluant vos besoins, vos préférences et vos intérêts professionnels ("Profilage"), si vous y consentez.

DONNÉES COLLECTÉES
Les principales catégories de données personnelles que nous collectons sont les suivantes :

- Nom et prénom,
- Coordonnées (Adresse postale du lieu d’exercice, adresse e-mail professionnelle, numéro de téléphone professionnel)
- Spécialité médicale,
- Numéro RPPS,

- Informations concernant vos interactions (promotionnelles et/ou non promotionnelles) avec les Sociétés (fréquence, date, type de contact, etc.),
- Toute autre donnée fournie par vous,
- Données relatives à votre utilisation et/ou votre consultation, de notre matériel d'information électronique / numérique,
- Autres informations relatives aux préférences que vous avez exprimées lors de vos interactions avec les Sociétés.

Le traitement de vos données est nécessaire afin de nous permettre de mener à bien nos activités d'information scientifique et technique. Nous vous demandons ainsi de nous fournir au moins les données ci-dessus mises en évidence en caractères gras : si vous refusez, nous ne pourrons vous adresser aucune activité d'information scientifique et technique. Inversement, la communication de toutes les autres données est facultative - votre refus/objection ne nous empêchera pas nous de vous adresser des activités d'information scientifique et technique.

Aucune donnée non nécessaire aux finalités énoncées ci-dessus ne sera collectée par les Sociétés.

BASES LÉGALES
Les traitements :
(i) énumérés en 1/ du paragraphe « Finalités » plus haut sont fondés sur l’intérêt légitime (économique, en termes d'organisation, de développement de l'activité et d'amélioration de la qualité des informations promotionnelles) poursuivis par les Sociétés (sauf lorsqu'il est question de l'utilisation de votre adresse électronique, auquel cas le consentement sera la base légale) ou sur la nécessité de respecter une obligation légale à laquelle les Sociétés sont soumises (article L.162-17-4 du Code de la sécurité sociale, Charte et Référence de certification des informations promotionnelles) ;
(ii) énumérés en 2/ et 3/ du paragraphe « Finalités » plus haut (Communications institutionnelles par courrier électronique, Personnalisation des activités
d'information scientifique et technique - "Profilage") sont fondés sur votre consentement préalable.

Les intérêts légitimes poursuivis par les Sociétés sont mis en balance avec vos intérêts, libertés et droits fondamentaux qui exigent une protection de vos données personnelles. Les intérêts des Sociétés ne peuvent prévaloir par rapport aux vôtres. Vous pouvez demander des précisions relatives à la mise en balance entre les intérêts légitimes poursuivis par les Sociétés et les vôtres.

SOURCE DES DONNÉES
Vos données peuvent être collectées directement auprès de vous (lorsque nous sommes en contact direct avec vous) ou à partir de sources accessibles au public tel que le répertoire partagé des professionnels de santé (RPPS), le répertoire ADELI, l’annuaire santé ou les sites internet des établissements de santé.

Vos données peuvent également être collectées auprès d’IQVIA, prestataire spécialisé nous fournissant la base de données OneKey. Cette base de données a pour responsable de traitement la société IQVIA Opérations France, Tour D2 - 17bis place des Reflets TSA 64567 - 92099 Paris La Défense Cedex, 347 939 415 RCS Nanterre. Pour en savoir plus sur la manière dont IQVIA utilise et protège vos données et pour l’exercice de vos droits à la protection de vos données personnelles incluses dans cette base, veuillez-vous rendre à l’adresse suivante http://iqvia.com/OneKeyFranceFR ou contactez IQVIA à l’adresse onekeyfrance@iqvia.com.

DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES
Nous conserverons vos Données personnelles aussi longtemps que nécessaire ou permis eu égard à l’objet ou aux objets de leur obtention et tel qu’exposé dans cette notice d’information.
La détermination de la durée de conservation s’appuie sur les critères suivants :
- la durée pendant laquelle nous entretenons une relation continue avec vous et pendant laquelle nous mettons le site à votre disposition
- le fait que nous soyons ou non sujets à une obligation légale
- le fait que la conservation soit recommandée eu égard à notre position juridique (par rapport à l’application des conditions d’utilisation du site, aux règles de prescription applicables, aux litiges ou aux enquêtes réglementaires).
Vos données personnelles seront conservées pour une durée maximale correspondant à la période pendant laquelle vous exercez votre activité professionnelle.

DESTINATAIRES ET TRANSFERTS HORS UE
Les données peuvent être traitées par nos collaborateurs appartenant aux catégories suivantes : personnel administratif, représentants des Sociétés, chefs de produits et de gamme. Les données peuvent également être traitées par tous les autres membres du personnel en raison de leurs fonctions. En outre, en application des articles 6 et 9, considérants 48 et 52 du règlement, les données peuvent être communiquées pour des besoins organisationnels, administratifs, financiers et comptables à la société mère A. Menarini IFR Srl, basée à Florence (Italie), ainsi qu'aux autres sociétés du groupe Menarini, y compris celles situées dans des pays non membres de l'UE ("pays tiers").

Vos données personnelles pourront être communiquées à différents prestataires avec lesquels nous collaborons notamment mais de façon non exhaustive pour la gestion du système informatique, la mise en place d’enquêtes ou d’études de marché et l’organisation d’évènements. Ces prestataires sont soumis à une obligation de confidentialité.

Vos données pourront également être transmises à l’établissement de santé au sein duquel vous exercez votre activité si ce dernier en fait la demande ou si cette disposition est prévue dans les règles de visite imposées par la Direction de votre établissement, aux autorités et administrations compétentes (ANSM) et à l’Observatoire national de l’information promotionnelle (ONIP) chargé de mesurer la qualité des pratiques de promotion en France.

Vos données personnelles seront accessibles à IQVIA (fournisseur du logiciel de gestion de la relation client et pour l’amélioration de la qualité de la base OneKey).

Vos données au format papier peuvent être hébergées auprès d’un prestataire spécialisé dans l’archivage.

Vos données au format électronique sont hébergées sur les serveurs informatiques de Menarini situés dans l’Union Européenne.

En ce qui concerne les transferts de données vers des pays tiers - y compris les transferts vers des pays qui peuvent garantir les mêmes normes de protection que les différentes législations applicables sur la vie privée, nous vous informons que le traitement des données n'aura lieu que conformément aux dispositions prévues par les lois en vigueur, telles que, par exemple, votre consentement, l'adoption de clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, la sélection de partenaires commerciaux opérant dans des pays considérés comme sûrs par la Commission européenne.

CARACTÈRE RÉGLEMENTAIRE DE LA FOURNITURE DES DONNÉES
Pour les finalités décrites aux 1/, premier, septième et huitième alinéas, 2/ et 3/ du paragraphe « Finalités », le traitement de vos données ne revêt aucun caractère réglementaire ou contractuel et la non-fourniture de vos données n’a aucune conséquence à votre égard.

Dans le cadre d’une relation établie entre les Sociétés et vous (par exemple, un rendez-vous avec un délégué) et pour les finalités décrites aux autres alinéas du même paragraphe, le traitement de vos données a un caractère réglementaire (tel qu’imposé par la HAS) et la nonfourniture de vos données peut empêcher le maintien des relations entre les Sociétés et vous.

Dans tous les cas, le profilage mis en place par les Sociétés a pour objectif principal de rationaliser l’activité d’information promotionnelle et n’a pas de conséquence individuelle significative à votre égard. Aucune décision automatisée vous concernant n’est prise par les Sociétés.

RÈGLEMENT GÉNÉRAL SUR LA PROTECTION DES DONNÉES
Ce règlement européen a été conçu pour renforcer la protection de vos données personnelles.
Les Sociétés confirment que :
- Un Délégué à la Protection des Données (DPO) a été nommé au sein de Menarini et est à votre écoute pour toute demande ou réclamation concernant le traitement de vos données personnelles (voir coordonnées ci-dessous)
- Toutes vos données sont traitées de manière licite, loyale et transparente
- Un niveau de sécurité approprié est garanti pendant toute la durée du traitement et de la conservation de vos données
- Toutes les données personnelles conservées par les Sociétés seront maintenues exactes et à jour
- Toutes les mesures nécessaires sont prises pour éviter une violation, une perte ou une modification de vos données personnelles.

Toutefois, la société spécifiquement chargée de garantir la sécurité des opérations de traitement, de gérer les réponses aux personnes concernées et de coopérer avec les autorités compétentes est Menarini France.

VOS DROITS
Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et d’effacement de vos données, d’un droit à la limitation du traitement, ainsi que du droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Vous pouvez librement accepter ou refuser les interactions avec les Sociétés dans le cadre de la prospection et du démarchage (par exemple vous pouvez refuser les visites effectuées par des délégués des Sociétés). En particulier, vous pouvez vous opposer au profilage ou demander à être retiré de la base « OneKey » gérée par IQVIA, sans avoir à vous justifier. De même, vous pouvez vous opposer, à tout moment et sans avoir à vous justifier, à être destinataire de nos campagnes de communication.

Toutefois, lorsque vous acceptez d’interagir avec les Sociétés, les traitements qui relèvent d’une obligation légale conformément à la Charte et au Référentiel de certification de l’information promotionnelle (par exemple, la planification et la traçabilité des interactions entre les Sociétés et vous) ne peuvent pas faire l’objet d’une demande d’effacement ou d’opposition.

Vous pouvez exercer vos droits directement par mail à l’adresse suivante : dpl@menarini.fr

Vous pouvez également utiliser le formulaire de demande de rectification en ligne disponible sur notre site www.menarini.fr dans la rubrique «Contact».

Par ailleurs, vous pouvez également contacter en Italie le délégué à la protection des données à l’adresse suivante dpo@menarini.com.

Vous pouvez, à tout moment, introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle en particulier dans l’État membre dans lequel se trouve votre résidence habituelle, votre lieu de travail ou le lieu où vous estimez qu’une violation de la réglementation aurait été commise (par exemple, la CNIL).

CONTACT
Pour l’exercice de vos droits ou toute demande d’information complémentaire, question ou réclamation, vous pouvez nous contacter par courrier à Data Privacy Liaison, Menarini France/ Relife France / NHS, 1 rue du jura, 91450 Rungis Cedex ou par e-mail à dpl@menarini.fr.

Vous pouvez également contacter en Italie le délégué à la protection des données à l’adresse suivante dpo@menarini.com.

Version téléchargeable

IMP/APH/CMP/11 Version 4

MENARINI FRANCE - Immeuble MENARINI 1 rue du Jura BP 40528 94633 Rungis Cedex - Tél. 01 45 60 77 20 Fax 01 46 87 94 31